Gästedaten digital erfassen
Oberösterreichs Tourismus geht den nächsten Schritt der Digitalisierung. Seit 1. Jänner 2025 müssen Beherbergungsbetriebe ihre Gästedaten digital erfassen und an ihre Gemeinde weiterleiten. Bei der Einführung der dafür nötigen Systeme und Abläufe werden Gastgeber umfassend unterstützt. In den Tourismusgemeinden wurde bereits vor einigen Jahren das elektronische Meldewesen eingeführt. Dort ist der Tourismusverband der erste Ansprechpartner.
Betriebe in Gemeinden ohne Tourismusverband – sogenannte D- bzw. Nicht-Tourismusgemeinden – können auf das hilfreiche Informations- und Schulungsangebot des Oberösterreich Tourismus zugreifen. Das technische System, das von Oberösterreich Tourismus und den Tourismusverbänden kostenlos zur Verfügung gestellt wird, stellt nicht nur die korrekte Abrechnung der Ortstaxe sicher. Die digitale Erfassung der Meldedaten bringt auch Vorteile für Betriebe und ihre Gäste.
Schneller Check-In für die Gäste
Gäste, Gastgeber und Gemeinden wickeln alle notwendigen Schritte im elektronischen Meldewesen ab und profitieren von den Vorteilen der Digitalisierung: Gäste können sich schon von zuhause mittels Pre-Check-in im Beherbergungsbetrieb voranmelden oder vor Ort einen QR-Code scannen und bequem über das eigene Smartphone einchecken. Beides vereinfacht und beschleunigt den Check-in-Prozess. Selbstverständlich kann nach wie vor auch der Gastgeber selbst seine Gäste im elektronischen Meldewesen erfassen. Die Meldedaten samt Unterschrift werden automatisch vom Beherbergungsbetrieb an die Gemeinde weitergeleitet, damit die Ortstaxenabrechnung erstellt und verschickt werden kann. Die Gemeinde kann auch nötige Meldungen an die Statistik Austria automatisiert durchführen.
Einheitliches, webbasiertes System
Beherbergungsbetriebe nutzen für das elektronische Meldewesen ein webbasiertes System (WebClient) nutzen. Mit der Zusatzfunktion Reisepass-Scan und digitale Unterschrift, ebenfalls von den meisten Tourismusverbänden und von Oberösterreich Tourismus finanziert, werden die Daten noch einfacher aus dem Reisedokument übernommen. Die notwendige Unterschrift wird direkt auf einem Smartphone, Tablet oder Unterschriften-Pad geleistet. Betriebe, die eine eigene Hotelsoftware (Property Management System / PMS) verwenden, können die Daten per Schnittstelle übertragen. Das elektronische Meldewesen stellt Schnittstellen zu allen gängigen PMS-Systemen kostenlos bereit. Zu allfälligen Kosten aufseiten des PMS-Systems gibt der jeweilige Anbieter Auskunft.
Die Anlage der Beherbergungsbetriebe im elektronischen Meldewesen erfolgt durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der jeweiligen Gemeinde oder des Tourismusverbands, im Anschluss erhalten die Betriebe individuelle Zugangsdaten zum WebClient oder die erforderlichen Daten zur Abstimmung mit ihrem PMS-Anbieter.
Schulungen und Informations-Angebote
Eine ganze Reihe an Informationsangeboten erleichtert den Einstieg in die Verwendung des WebClients, vom Handbuch über Schulungsvideos bis hin zu Schulungen in Form von Webinaren des Oberösterreich Tourismus.
Bei Fragen können sich Betriebe in Tourismusgemeinden an ihre Gemeinde oder an den jeweiligen Tourismusverband, Betriebe in Nicht-Tourismusgemeinden an ihre Gemeinde wenden.
Der Oberösterreich Tourismus hat unter www.oberoesterreich-tourismus.at/meldewesen ein umfassendes Informationsportal geschaffen.
Kostenlose Meldewesen-Hotline: +43 732 7277-101, meldewesen@oberoesterreich.at
Die Vorteile auf einen Blick:
- Bessere Servicierung der Gäste durch Vorerfassung der Gästedaten und damit Beschleunigung des Check-in-Prozesses
- WebClient mit Möglichkeit zum Reisepass-Scan und zur digitalen Unterschrift wird kostenlos zur Verfügung gestellt
- Digitales Gästeverzeichnis statt analoger Gästeverzeichnisblätter
- Adressverwaltung der Gäste mit Suchfunktion und automatischer Aufbau einer Gästedatenbank
- Stammgästedaten können komfortabler und rascher bearbeitet werden
- Direkte Verbindung zur Meldebehörde (Gemeinde) – Wegfall des Übermittlungsaufwands (ausfüllen und übermitteln von Abrechnungsformularen, Fahrten zur Gemeinde) und damit deutliche Zeitersparnis
- Statistische Auswertungen können rasch erstellt werden
