Elektronisches Gästemeldewesen für Beherbergungsbetriebe
Als Beherbergungsbetrieb in Oberösterreich gibt es verschiedene Möglichkeiten das elektronische Gästemeldewesen zu nutzen. Dabei stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung wie die Gästedaten erfasst werden können - von Individualreisenden bis hin zu Reisegruppen. Betriebe, die über eine Hotelsoftware (Property Management System - PMS) verfügen, können diese über eine Schnittstelle (API) mit dem Meldesystem vom Technologieanbieter feratel verbinden. Alle anderen Betriebe nutzen einen WebClient.
Die 3 möglichen Wege zur Erfassung der Gästedaten
Mit dem WebClient bieten sich unterschiedlichen Möglichkeiten für die Erfassung der Gästedaten. Hier finden Sie den Überblick, detaillierte Informationen dazu erhalten Sie in den unten eingefügten Anleitungsvideos oder im Handbuch, das direkt im WebClient verlinkt ist. Den Zugang zu Ihrem WebClient erhalten Sie entweder von Ihrer Gemeinde oder Ihrem Tourismusverband.
1. Pre-Check-in vor Anreise durch Gast
Vor der Anreise sendet der Betrieb dem Gast einen Pre-Check-in Link per Mail. Öffnet der Gast diesen Link, können die notwendigen Daten vom Gast selbst ins Meldeformular am PC, Smartphone oder Tablet eingegeben oder per Reisedokumenten-Scan erfasst werden. Die gespeicherten Daten werden an den Beherbergungsbetrieb übermittelt. Der Betrieb erhält eine E-Mail und kann die Daten im WebClient einsehen und in die Voranmeldung übernehmen. Voranmeldungen müssen bei Ankunft vom Gast unterschrieben werden und vom Betrieb dann in eine Meldung umgewandelt werden.
2. Self-Check-in Vorort durch Gast
Der Gast scannt den QR-Code im Beherbergungsbetrieb mit seinem eigenem Smartphone oder Tablet. Das Meldeformular wird geöffnet und der Gast wird durch den Meldeprozess geführt. Notwendige Meldedaten können entweder manuell eingegeben werden oder per Reisedokumenten-Scan erfasst werden. Beides wird mit der Unterschrift durch den Gast bestätigt. Dazu unterschreibt man einfach mit dem Finger auf dem Smartphone oder Tablet. Der Betrieb erhält eine E-Mail, öffnet die Check-in Daten und übernimmt diese als offizielle Meldung.
3. Check-in Vorort durch den Gastgeber
Der Gastgeber erfasst im WebClient einen neuen Meldeschein entweder durch manuelle Eingabe oder per Reisedokumenten-Scan. Dazu wird ein Endgerät mit Kamera benötigt. Der Gast unterschreibt am touchfähigen Bildschirm von Laptop, Tablet, Smartphone oder per Unterschriftenpad digital.
Bei allen Erfassungsarten stehen bei Verwendung der entsprechenden Endgeräte die Möglichkeit der manuellen Eingabe, des Reisedokumente-Scans und der digitalen Unterschrift zur Verfügung. Sind die Daten im System erfasst müssen Voranmeldungen noch in Meldungen umgewandelt werden. Wichtig - Meldungen sind erst durch die Unterschrift des Gastes gültig. Es ist dazu nicht notwendig den Meldeschein auszudrucken und unterschreiben zu lassen - auch hier kann die Unterschrift digital erfolgen.
